Conditions générales d'utilisation des portails Berceo

1. Définitions

« Éditeur » : l'éditeur du projet Berceo, qui conçoit et exploite le service Berceo. « Structure » : la crèche, micro-crèche ou le gestionnaire qui a souscrit au service et qui ouvre les accès à ses équipes et aux familles qu'elle accueille. « Portails » : Berceo Famille, Berceo Équipe et Berceo Gestion, ainsi que les pages publiques de signature électronique et de pré-inscription. « Utilisateur » : toute personne physique qui utilise un Portail : parent ou proche d'un enfant accueilli, professionnel de la Structure, administrateur.

2. Ouverture et sécurité des accès

Les accès sont ouverts par la Structure : invitation par e-mail pour un parent ou un professionnel, appairage par code pour une tablette partagée. L'Éditeur ne crée aucun compte de sa propre initiative et n'intervient pas dans le choix des personnes autorisées.

Les identifiants sont strictement personnels. L'Utilisateur choisit un mot de passe robuste, le garde confidentiel et prévient sans délai la Structure en cas de perte, de vol ou d'usage suspect. Une double authentification peut être activée depuis le profil ; la Structure peut la rendre obligatoire. Après plusieurs échecs de connexion, l'accès est temporairement verrouillé.

Les tablettes appairées à Berceo Équipe sont des appareils partagés placés sous la responsabilité de la Structure : le mode kiosque et le code personnel de chaque professionnel servent à identifier l'auteur de chaque saisie. Une tablette perdue doit être désappairée immédiatement depuis Berceo Gestion.

La Structure peut à tout moment modifier ou retirer un accès (départ d'un enfant, fin de contrat d'un salarié, changement de rôle). Les droits d'un Utilisateur de Berceo Gestion sont définis par la Structure, par structure et par module.

3. Description des Portails

Berceo Famille permet aux parents et proches autorisés de suivre la journée de leur enfant (transmissions, photos partagées par la Structure), de consulter le planning et de déposer des demandes d'absence ou de jours supplémentaires, de lire les actualités et documents, de consulter et régler les factures, de signer des documents, d'échanger avec la direction par messagerie et de gérer leur profil et leurs préférences de notification.

Berceo Équipe permet aux professionnels de pointer les arrivées et départs, de saisir les transmissions (repas, sommeil, change, soins, activités, observations), de prendre des photos, de consulter les informations utiles à l'accueil (allergies, PAI, personnes autorisées), de remplir les registres d'hygiène et de déposer des demandes auprès de la direction. L'application fonctionne hors connexion et synchronise les saisies dès que le réseau revient.

Berceo Gestion est le back-office de la Structure : enfants et familles, contrats et facturation, plannings, équipe, communication, paramètres. Son usage est réservé aux personnes habilitées par la Structure.

Les informations affichées dans les Portails sont saisies par la Structure ou par les Utilisateurs ; l'Éditeur ne les contrôle pas et ne garantit pas leur exactitude. Les estimations d'aides aux familles et les simulations ont une valeur indicative.

4. Règles d'usage

L'Utilisateur s'engage à utiliser les Portails conformément à leur finalité, c'est-à-dire l'accueil des enfants et le fonctionnement de la Structure, dans le respect des lois en vigueur et des droits des autres personnes.

Il est notamment interdit : d'accéder ou de tenter d'accéder à des données ou des comptes qui ne vous sont pas destinés ; de prêter ou de partager ses identifiants ; d'usurper l'identité d'une autre personne ; de publier des contenus illicites, injurieux, discriminatoires, diffamatoires ou portant atteinte à la vie privée ; de perturber le fonctionnement du service (sollicitation excessive, extraction automatisée, contournement des mesures de sécurité) ; d'utiliser le service à des fins commerciales ou publicitaires étrangères à la Structure.

Les professionnels respectent en outre les règles de leur Structure et les obligations de discrétion et de secret attachées à leurs fonctions, en particulier pour les données de santé des enfants et les informations relatives aux familles.

5. Photos et contenus partagés

Les photos et vidéos des enfants sont prises par la Structure et partagées avec les proches autorisés de l'enfant concerné, selon les autorisations de droit à l'image recueillies par la Structure. Elles sont destinées à un usage strictement privé et familial.

L'Utilisateur s'interdit de diffuser publiquement (réseaux sociaux, sites, messageries de groupe) les photos ou contenus sur lesquels figurent d'autres enfants, d'autres familles ou des membres de l'équipe sans l'accord des personnes concernées ou de leurs représentants légaux.

Les messages, documents et demandes déposés dans les Portails sont visibles de la Structure, qui en assure la modération et peut retirer tout contenu contraire aux présentes CGU. L'Utilisateur reste responsable des contenus qu'il publie et garantit disposer des droits nécessaires. En publiant un contenu, il autorise la Structure et l'Éditeur à le stocker, l'afficher et le transmettre aux destinataires prévus, pour les seuls besoins du service.

6. Demandes, notifications et signature électronique

Les demandes déposées par les parents (absences, jours supplémentaires, modifications de planning) ne sont effectives qu'après validation par la Structure, qui applique ses propres règles (délais de prévenance, facturation des absences). Les transmissions sont partagées selon le paramétrage choisi par la Structure (en direct ou au départ de l'enfant).

L'Utilisateur choisit dans son profil les notifications qu'il souhaite recevoir (dans l'application, par notification web ou par e-mail). Certaines informations indispensables au service (sécurité du compte, documents à signer) peuvent lui être envoyées même s'il a désactivé les autres notifications.

Les documents (contrats, avenants, mandats, règlements) peuvent être signés électroniquement depuis les Portails. La signature est horodatée et associée à l'identité de l'Utilisateur, à son adresse e-mail et à son adresse IP ; l'empreinte du document est vérifiée avant et après la signature et un journal de preuve est conservé. L'Utilisateur reconnaît que cette signature manifeste son consentement au contenu du document.

7. Données personnelles

Les données traitées dans les Portails (identité, coordonnées, données de l'enfant, transmissions, photos, facturation, journaux de connexion) le sont pour le compte de la Structure, qui en est responsable de traitement ; l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant et ne les exploite jamais pour son propre compte. Les modalités sont détaillées dans la politique de confidentialité.

L'Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité qu'il exerce auprès de sa Structure. Depuis Berceo Famille, un parent peut en outre exporter ses données et demander la suppression de son compte ; la Structure conserve les données nécessaires à ses obligations légales (facturation, registres).

Les Portails ne déposent que des cookies strictement nécessaires (session, structure courante, préférences d'affichage, appareil appairé) ; ils ne contiennent aucun traceur publicitaire.

8. Disponibilité, évolutions et responsabilité

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un accès continu aux Portails, sous réserve des opérations de maintenance, des incidents techniques et des cas de force majeure. Il peut faire évoluer les fonctionnalités et l'apparence des Portails ; les évolutions substantielles sont annoncées à la Structure.

Le service est accessible depuis un navigateur récent ou en installation sur l'écran d'accueil (application web progressive). L'Utilisateur est responsable de son équipement, de sa connexion et de la mise à jour de son navigateur.

L'Éditeur n'est pas responsable des contenus saisis par la Structure ou par les Utilisateurs, des décisions prises par la Structure sur la base des informations affichées, ni des dommages indirects (perte de données imputable à l'Utilisateur, indisponibilité du réseau). La responsabilité de l'Éditeur ne saurait être recherchée au titre du contrat d'accueil conclu entre la famille et la Structure.

9. Suspension et fin d'accès

La Structure peut suspendre ou fermer un accès à tout moment, notamment à la fin de l'accueil de l'enfant ou du contrat de travail. L'Éditeur peut suspendre sans préavis un accès en cas de manquement grave aux présentes CGU, de risque pour la sécurité du service ou de demande d'une autorité compétente, et en informe la Structure.

À la fin de l'accès, l'Utilisateur ne peut plus consulter les Portails ; les données sont conservées puis supprimées ou anonymisées par la Structure selon ses durées de conservation. Un parent peut demander l'export de ses données avant la fermeture de son compte.

10. Propriété intellectuelle

Les Portails, leur code, leur charte graphique, leurs textes et leur marque sont la propriété de l'Éditeur ou de ses concédants. L'accès aux Portails n'emporte aucune cession de droits : toute reproduction, extraction ou réutilisation en dehors de l'usage normal du service est interdite. Les contenus déposés par la Structure et les Utilisateurs restent leur propriété.

11. Modification des CGU

L'Éditeur peut modifier les présentes CGU pour tenir compte de l'évolution du service ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée à l'adresse de cette page, dont la date de mise à jour figure en tête ; les modifications substantielles sont signalées aux Utilisateurs lors de leur connexion suivante. La poursuite de l'utilisation des Portails vaut acceptation des CGU modifiées.

12. Droit applicable, médiation et contact

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige, l'Utilisateur et l'Éditeur recherchent une solution amiable. Conformément au Code de la consommation, un Utilisateur consommateur peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation ou à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges (ec.europa.eu/consumers/odr). À défaut, les tribunaux français sont compétents.

Pour toute question sur les présentes CGU : [email protected]. Les questions relatives à l'accueil de votre enfant, à vos factures ou à vos accès relèvent de votre Structure.